Conciliación bancaria en Excel: paso a paso con un ejemplo

Fin de mes. Tu planilla dice que en la cuenta hay $1.180.000 y la cartola del banco dice $1.345.000. Ninguno de los dos está mal: simplemente cada uno anotó cosas en momentos distintos. Encontrar esas diferencias y explicarlas, una por una, es la conciliación bancaria.

En esta guía la hacemos en Excel, con fórmulas que ya tienes y con un ejemplo que puedes replicar. No necesitas plantillas pagadas ni macros.

Qué es la conciliación bancaria#

Es comparar dos registros del mismo dinero:

• Tu registro. El libro banco, la planilla de ingresos y gastos o lo que salga de tu sistema contable.
• El registro del banco. La cartola.

El objetivo es que, después de explicar las diferencias, los dos saldos cuenten la misma historia. Si queda una diferencia sin explicación, hay un error, un movimiento olvidado o algo que el banco cobró y no viste.

¿Por qué hacerla todos los meses? Porque una diferencia de un mes se encuentra en diez minutos. La misma diferencia arrastrada seis meses es una tarde entera revisando cartolas.

Qué necesitas antes de empezar#

1. La cartola del mes, idealmente en Excel. Si la tienes en PDF, primero conviértela. En la guía para pasar tu cartola bancaria de PDF a Excel te explicamos por qué copiar y pegar no funciona y qué hacer. Si aún no la descargas, revisa dónde está la cartola en cada banco de Chile.
2. Tu registro del mismo periodo, con fecha, descripción y monto.
3. El saldo final de ambos al último día del mes.

Arma un libro de Excel con dos hojas, Libro y Banco, con la misma estructura:

Usar una sola columna de monto con signo, en vez de "cargos" y "abonos" por separado, simplifica mucho las fórmulas.

En Excel configurado para Chile, las fórmulas separan argumentos con punto y coma (;). Si tu Excel usa coma, cambia el separador en los ejemplos.

Paso a paso con fórmulas#

Usaremos un ejemplo ficticio de una pyme en septiembre:

• Saldo según el libro: $1.180.000
• Saldo según la cartola: $1.345.000

Paso 1: marcar qué movimientos del libro están en el banco#

En la hoja Libro, celda E2:

=SI(CONTAR.SI(Banco!$D:$D;D2)>0;"En banco";"Pendiente")

La fórmula busca si el monto de esa fila aparece en la columna de montos del banco. Arrástrala hacia abajo. Haz lo mismo en la hoja Banco, apuntando a Libro!$D:$D.

Ojo: si tienes dos movimientos con el mismo monto, como dos pagos de $50.000, CONTAR.SI los marcará a ambos aunque solo uno esté en el banco. Para esos casos, usa el número de documento o combina monto y fecha con CONTAR.SI.CONJUNTO:

=SI(CONTAR.SI.CONJUNTO(Banco!$D:$D;D2;Banco!$A:$A;">="&A2-3;Banco!$A:$A;"<="&A2+3)>0;"En banco";"Pendiente")

Esta versión acepta hasta tres días de diferencia entre la fecha de tu registro y la del banco, que es lo normal con transferencias y depósitos.

Paso 2: traer el detalle con BUSCARX#

Cuando hay número de documento (cheques, facturas pagadas por transferencia), BUSCARX te dice exactamente con qué fila del banco calza:

=BUSCARX(C2;Banco!$C:$C;Banco!$A:$A;"No está")

Devuelve la fecha en que el banco registró ese documento, o "No está" si no aparece. Si tu Excel no tiene BUSCARX, usa BUSCARV con FALSO como último argumento, poniendo el número de documento en la primera columna del rango.

Paso 3: listar las diferencias#

Filtra la columna E por "Pendiente" en ambas hojas. En nuestro ejemplo aparecen cuatro movimientos:

Paso 4: armar el cuadro de conciliación#

En una tercera hoja, Conciliación, suma las pendientes por tipo con SUMAR.SI sobre la columna de estado y arma este cuadro:

Los dos saldos ajustados coinciden: la conciliación cuadra. Una celda de control ayuda a verlo de un vistazo:

=SI(ABS(B5-B9)<1;"Cuadra";"Diferencia: "&TEXTO(B5-B9;"#.##0"))

Paso 5: corregir tu registro#

Los movimientos que estaban solo en el banco, como la comisión y la transferencia del cliente, son cosas que te faltaba anotar. Regístralos en tu libro. Los que estaban solo en el libro, como el cheque y el depósito, deberían aparecer en la cartola del mes siguiente. Anótalos para revisarlos entonces.

Diferencias típicas y cómo explicarlas#

Después de hacer esto varias veces, casi todas las diferencias caen en alguna de estas categorías:

• Cheques girados y no cobrados. Los anotaste al emitirlos, pero el proveedor aún no los deposita.
• Depósitos en tránsito. Depositaste el último día del mes y el banco lo registra al día hábil siguiente.
• Comisiones, mantención e impuestos. El banco los carga directo y rara vez te avisa.
• Intereses y abonos automáticos. Lo mismo, pero a tu favor.
• Transferencias de clientes sin identificar. Llega la plata y no sabes de quién. La glosa de la cartola o el RUT del emisor ayudan.
• Errores de digitación. Un 54.000 anotado como 45.000. Si una diferencia es divisible por 9, sospecha de dos dígitos invertidos.

Si después de todo esto queda una diferencia que no puedes explicar, revisa primero que el saldo inicial del mes calce con el saldo final del mes anterior. Muchas veces el problema viene de antes.

Cómo acelerar todo esto#

La parte lenta de la conciliación no son las fórmulas. Es tener la cartola en Excel, con fechas como fechas y montos como números.

Eso es lo que resolvemos en Cartolify: subes la cartola en PDF, revisamos que el saldo cuadre y la descargas en Excel o CSV, lista para pegar en tu hoja Banco. El PDF no sale de tu navegador. Convierte una cartola gratis y prueba este paso a paso con tus propios datos. Si concilias varias cuentas o clientes cada mes, revisa los planes y precios.

Preguntas frecuentes#

¿Cada cuánto hay que hacer la conciliación bancaria?#

Lo recomendable es una vez al mes, apenas tengas la cartola. Si tu cuenta tiene mucho movimiento, hacerla cada semana evita que las diferencias se acumulen.

¿Sirve este método para la tarjeta de crédito?#

Sí, con el estado de cuenta de la tarjeta en vez de la cartola. Lo típico es que las diferencias sean compras en cuotas o cargos que aparecen en el periodo siguiente.

¿Necesito un software contable?#

Para una persona o una pyme pequeña, Excel alcanza. Cuando son muchas cuentas o cientos de movimientos al mes, un software contable con conciliación automática empieza a valer la pena. Aun así, casi todos te pedirán la cartola en un formato importable, como Excel o CSV.

¿Qué hago si el banco cobró algo que no reconozco?#

Primero confirma que no sea una comisión o un pago automático que olvidaste. Si no lo reconoces, contacta a tu banco: todos tienen un canal para objetar o pedir aclaración de un cargo.